メールcc
メールの送信欄：「To」「Cc」及び、「Bcc」について
メールを作成する時、送信先欄には、「To」「Cc」及び、「Bcc」の3つの欄がある。間違った使い方をするとマナー違反になったり、トラブルにつながる場合もあるので、メールを作成する際は、それぞれの意味や役割を正しく理解し、十分に注意した上で設定を使い分けよう。「To」：メインの受信者のメールアドレスを入力する欄。複数人を「To」に設定することは可能だが、誰が主体者で対応すれば良いか分からなくなる可能性もあるので、本文に返信希望者の名前を明記しておく。返信希望者の名前が記載されていない場合には、基本的には「To」受信者全員に返信義務がある。
「Cc」：メールの内容を確認、送信履歴を共有したい相手のメールアドレスを入力する欄。「Carbon Copy」（複写された文書）の略語。手書き文字の複写に使われる「カーボン紙」に由来。つまり、「Cc」はメールのコピーを送る相手だと考えられる。関係者が複数人である時に便利であり、受信者にメールアドレスは表示される。他社のメールアドレスを「Cc」で入力する際は、情報漏洩に最新の注意を払うこと。
「Bcc」：「To」及び「Cc」の受信者には知られずに、メールの内容・送信履歴を共有したい相手のメールアドレスを入力する欄。「Blind Carbon Copy」（複写された見えない文書）の略語。メールアドレスは送信者以外には表示されない。よって、そもそもそのメールに「Bcc」配信がされているのかどうかも、「To」及び「Cc」の受信者には分からない。複数人に一斉メール（＊注意1）を配信する時、便利である。自身の受信メールが「Bcc」メールで配信されたかどうかは、「To」及び「Cc」のメールアドレス欄に自分のメールアドレスが入っているかどうかで判断可能である。入っていないのに届いていれば、「Bcc」メール受信者である。
＊注意1：「Bcc」で一斉送信メールを送ると、受信者側がブロックして、エラーメッセージが返ってくるケースがある。これはメールアドレス入力のミスではなく、1つのIPアドレスから大量のメールを送ると、 受信側が「迷惑メール業者による迷惑メール行為だ」と判定し、 受信をブロックする。通常のメールのやり取りでは、IPアドレスから数通程度のメールが送られてくるだけなので特に問題はないが、年々迷惑メール対策が強化され受信をブロックする仕組みが向上しているので、常用的に一斉メールを送信しているとメールが届かないリスクが高まる。
「メールcc」の入りのメールを送信する時・受信した時
「メールcc」入りのメールを送信する時
「Cc」入りメールの受信者が「Cc」受信者の中に知らないメールアドレスがある場合もあるので、送信者はメール本文に、Cc受信者を併記しておくと良い。少し手間はかかるが、こうすることにより、「このメールは誰に対して贈られたものなのか」「主なやりとりの主体者は誰なのか」「このメールを確認すべき人は誰なのか」が明確となり、メールの意図や目的もはっきりする。また、受信者が返信の際に、「Cc」受信者に読まれたくない内容のメールを作成、返信してしまう・・・というような失態も防げる。記載例を挙げておく。
例1
ABC株式会社
代表取締役 社長 〇〇〇〇様
Cc: 弊社次長〇〇・課長〇〇
平素より大変お世話になり有難うございます。・・・・・・
例2
XYZ株式会社
〇〇プロジェクト ご担当〇〇〇〇様
Cc: XYZ株式会社 本部長 〇〇〇〇様
弊社 〇〇プロジェクトチーム各位
平素より大変お世話になり有難うございます。・・・・・・
当然ながら、「Cc」受信者は関係者であることが大前提である。
一方、「とりあえずCc」は、相手に失礼になるので、絶対ヤメよう。相手の貴重な時間を無駄にしてしまう。配信時には、相手が「Cc」メール受信者である情報共有者としてふさわしいか？どうかをよく考えてから、配信しよう。
「メールcc」入りのメールを受信した時
メール返信時には、『全員に返信』・『送信者のみに返信』がセレクト出来る。自身が「To」の当事者の場合は、一般的に『全員に返信』を選択するのがマナーである（「お知らせ」「案内」など、『全員に返信』する必要がない場合もあるので、内容により臨機応変に対応しなければならない）。一方、自身が「Cc」受信者の場合は、基本的にメールへの返信は不要である。逆に、返信すると、本題から外れてしまったり、新しいやりとりが始まったりと、本筋からずれてしまい、ややこしくなるので控えるべきである。どうしても返信する際は、一言添えて、内容が混乱しないようにする配慮が必要である。この場合、『全員に返信』を選択すると、元の差出人のメールアドレスが「To」となり、「Cc」で配信された相手のメールアドレスは、再度、「Cc」となるので、情報の共有は引き続き行われる。
「メールcc」利用の利点
①「To」及び「Cc」でメールを配信すると、受信者には全員同時に同じ内容のメールが到着するので、情報共有にタイムラグが発生しない。送信相手が多ければ多いほど、重要な一因となる。送信者側も同じメールを複数回送る手間も省ける。
②ビジネスでの使用の際、担当者同士のやりとりを、その都度、上司に報告しなくても、「Cc」で配信しておけば進捗状況を把握、確認してもらえる（報告する上司が複数だと、面談時間を予約し、説明・・・と、膨大な時間を費やすことになり、とても効率が悪い）。
一方、「Cc」でメール受信した上司も自分の都合の良い時間にメールを開き、じっくりと思案出来る。また、文字として残るので、間違いがない。
③「Cc」メールでは、メールアドレスが表示されるので、受信者間で、その案件を共有している人物が特定出来る。
「メールcc」の落とし穴
「To」で受信した本人は、そのメールを自身のものと捉え対応するが、「Cc」メールは「ご参考までに」の意味合いが強く、受信者は当事者意識が低くなり、放置しがちである。送信者は「Ccでメールを配信したから確認してもらってる」と思っていても、残念ながら、実はそうでないケースの方が多い。よって送信者は、「Cc」受信者の意識を少しでも高めるために、メール本文冒頭、宛先者の下に、Cc：〇〇〇〇様 と併記しておくことをお薦めする。また、「Cc」受信者も送られてきたメールの内容を、しっかり認識し、確認しておく義務があると考えるべきである。「Cc」メール受信者は、返信義務は無いが、確認義務は有ると心得よ。どうしても返信して欲しい・確認して欲しい場合は、「Cc」は諦め、「To」で配信する方が望ましい。「メールcc」と「メールbcc」の違い
上記に説明してきた通り、2つの違いはメールアドレスが受信者に表示されるか、されないかである。「Cc」メールは受信者に他の人にも同じメールを配信し、情報を共有していることを伝え、「Bcc」メールは他の受信者にメールアドレスを知らせずメールを配信することを目的に使用される。よって、「Bcc」メールを送信するはずが、「Cc」で送ってしまうと、会社情報漏洩・個人情報流出トラブルにつながってしまうので、メール配信時には細心の注意を払わなければならない。 メールの活用について
メールは日常的に必要で手軽でなくてはならないコミュニケーションツールである。通信ネットワークを介して、コンピュータなどの機器の間で、相手に文字情報だけでなく、添付したデータも写真も、24時間いつでも、世界中どこからでも、送信し、受信が出来る。ビジネスやプライベート等、いろいろな場面で正しく上手に使えば、とても便利な機能である。是非、賢くスマートに活用し、生活の一部として有効活用しよう！
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