ぞくじんか

実用日本語表現辞典

属人化

読み方：ぞくじんか

属人化とは、ある事柄や業務が特定の個人に依存し、その個人の能力や経験によって成り立っている状態を指す。組織やチームにおいて、属人化が進むと、その個人が不在になった場合や退職した場合に、業務の円滑な進行が困難になることがある。このため、属人化を解消し、業務の効率化や継続性を確保することが重要である。

属人化の解消方法としては、マニュアル化や業務の標準化が挙げられる。マニュアル化によって、業務の手順や知識を共有し、誰でも同じ品質の業務を行えるようにする。また、業務の標準化によって、業務プロセスを明確にし、効率的な業務遂行が可能となる。

他にも、スキルの共有や教育、研修を行い、複数の人が同じ業務をこなせるようにすることが有効である。これにより、個人の能力や経験に依存しない組織やチームが形成され、業務の継続性が確保される。

属人化が進む原因としては、情報の非公開やコミュニケーション不足が考えられる。情報が特定の個人にしか伝わらず、他のメンバーがその情報を活用できない状況が生じることで、属人化が進行する。コミュニケーション不足も同様に、情報や知識の共有が十分に行われず、属人化が進む原因となる。

組織やチームにおいては、属人化を避けることが重要であり、情報や知識の共有、業務のマニュアル化や標準化、スキルの共有や教育、研修などを通じて、属人化の解消を図ることが求められる。これにより、業務の効率化や継続性が確保され、組織全体の成長につながる。

（2023年6月13日更新）

属人化

読み方：ぞくじんか

「属人化」とは、業務やタスクの進め方や状況について特定の人物しか把握できていないためにその人が居なくなると業務遂行に支障が出るような状況のことを意味する表現。

属人化の意味とは？

属人化の意味とは、特定の業務の管理方法やタスクのやり方や進め方が一人の担当者にしか分からず、もしその人がいなくなった場合に業務の管理が難しくなったり業務の遂行に支障が生じるような状況のことを指す。 例えば、その人が急に退職した場合などに、該当の業務が進まなくなることが予想され、事業運営上の問題に発展する場合がある。 属人化された業務は短期的には効率性を発揮する場合もありえるが、中長期に渡って続く場合はほとんどが非効率を招くことが多い。

属人化の原因

個人事業主などのように一人で業務を行っている場合には属人化は問題としては顕在化しにくい。この意味で、属人化が問題となるのは組織内における状況であることが多い。 属人化に至る原因としては複数の要因がある。 多くの場合、情報共有のためのマニュアルや手順書の作成には時間がかかるため、業務があまりに多忙な場合にはドキュメントの作成が後回しにされる傾向にある。このような文書による共有が行われにくい状況は属人化が促進される一因となる。 また、業務が多忙な理由として、慢性的な人手不足があげられる。人手が不足していることでそもそも該当業務に複数の担当者をアサインすることができない場合も直接的に属人化が進むことになる。 一方で、該当業務の専門性が極めて高く、仮にドキュメントを作ったとしても他の社員やスタッフが容易に理解できない場合も、結果として属人化に陥る場合がある。 あるいは、「自分のみがその業務が行うことができる」という職務上の地位やメンツを守ろうとする社員によって属人化が引き起こされる場合もあるが、このような場合、実際はそこまで専門性のある業務でないことも多く、知見を持った別の社員が担当することによって一気に解消されることもある。

属人化の対策・解消するには？

属人化を解消するためには、まずは組織やチームにおいて情報共有を大切にする文化が醸成されていることが前提となる。 そのためには、上司や管理者がマニュアルや手順書の重要性をスタッフに対して日々説き続け、業務時間内にドキュメント作成の時間を十分に確保できるような業務の割り当てが前提となることが多い。 同時に、すでに出来上がったことや決まったことだけを文書化するだけではなく、「なぜそれがそうなっているのか？」「どういう経緯でそうなったのか？」などの背景を合わせて共有することで、社員はその事柄の重要性や理由を知ることが可能になる。 さらに、複数の担当者が該当業務に関わることができるように、限られた人的リソースの中で適切なマネージメントを行うことで、属人化をある程度抑えることも可能な場合もある。

属人化のメリット・デメリット

企業や事業が置かれている状況においては、属人化は必ずしも悪い状況ではない場合もあり得る。 例えば、ある業務におけるベストなやり方がまだ確立していない業務の場合、限られた人がマニュアルを作らずに迅速にPDCAを実行し試行錯誤することで、ベストプラクティスが出来上がるタイミングでドキュメント化する方が効率が良い場合がある。 また、真に専門性が高すぎる業務の場合、他の社員への教育コストを考慮すると、特定の技術や知見を持つ人しかできない業務を維持する方が経営的に効率的な状況もありえる。この場合、もしその人が退職する場合には、同じようなスキルを持つ人を雇用することが解決策の一つとなる。 企業においては、すべての業務をすべての従業員ができるわけではないため、属人化によるメリット・デメリットを勘案しながら業務を適切にバランスをとってマネージメントしていくのがマネージャーの務めとなるであろう。

属人化という言葉の使い方・例文・用例

「属人化」という言葉は、主にビジネスシーンにおいて使われることが多い。
・「業務を属人化させないようにドキュメントを書く文化を浸透させたい」
・「ここまで人手が不足していると、あらゆる業務が属人化してしまう」
・「あの人は自分しかできない業務と勘違いして、わざと情報共有せずに属人化させているらしい」
・「あのチームは、色々な業務が属人化しているから引き継ぐのは大変だよ」
・「属人化を防ぐためにもトラックナンバーを増やした方がいいですよ」

（2013年5月21日更新）