ぞくじんかとは? わかりやすく解説

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属人化

読み方:ぞくじんか

属人化とは、ある事柄業務特定の個人依存し、その個人能力経験によって成り立っている状態を指す。組織チームにおいて、属人化が進むと、その個人不在になった場合退職した場合に、業務円滑な進行困難になることがあるこのため、属人化を解消し業務効率化継続性確保することが重要である。

属人化の解消方法としては、マニュアル化業務標準化挙げられるマニュアル化によって、業務の手順や知識共有し誰でも同じ品質業務行えるようにする。また、業務標準化によって、業務プロセス明確にし、効率的な業務遂行が可能となる。

他にも、スキル共有教育研修行い複数の人が同じ業務をこなせるようにすることが有効である。これにより、個人能力経験依存しない組織チーム形成され業務の継続性確保される

属人化が進む原因としては、情報非公開コミュニケーション不足が考えられる情報特定の個人にしか伝わらず、他のメンバーがその情報活用できない状況生じることで、属人化が進行するコミュニケーション不足も同様に情報知識の共有十分に行われず、属人化が進む原因となる。

組織チームにおいては、属人化を避けることが重要であり、情報知識の共有業務マニュアル化標準化スキル共有教育研修などを通じて、属人化の解消を図ることが求められる。これにより、業務効率化継続性確保され組織全体成長につながる。

属人化

読み方:ぞくじんか

「属人化」とは、業務タスク進め方状況について特定の人物しか把握できていないためにその人が居なくなると業務遂行支障が出るような状況のことを意味する表現

属人化の意味とは?

属人化の意味とは、特定の業務管理方法タスクやり方進め方一人担当者にしか分からず、もしその人がいなくなった場合業務管理難しくなったり業務遂行支障生じるような状況のことを指す。 例えば、その人急に退職した場合などに、該当業務が進まなくなることが予想され事業運営上の問題発展する場合がある。 属人化された業務短期的に効率性発揮する場合ありえるが、中長期渡って続く場合はほとんどが非効率を招くことが多い。

属人化の原因

個人事業主どのように一人業務行っている場合には属人化は問題としては顕在化しにくい。この意味で、属人化が問題となるのは組織内における状況であることが多い。 属人化に至る原因としては複数の要因がある。 多く場合情報共有のためのマニュアル手順書作成には時間がかかるため、業務あまりに多忙な場合にはドキュメント作成後回しにされる傾向にある。このような文書による共有が行われにくい状況は属人化が促進される一因となる。 また、業務多忙な理由として、慢性的な人手不足あげられる人手不足していることでそもそも該当業務複数担当者アサインすることができない場合直接的に属人化が進むことになる。 一方で該当業務専門性極めて高く、仮にドキュメント作ったとしても他の社員スタッフ容易に理解できない場合も、結果として属人化に陥る場合がある。 あるいは、「自分のみがその業務が行うことができる」という職務上の地位メンツ守ろうとする社員によって属人化が引き起こされる場合もあるが、このような場合実際そこまで専門性のある業務でないことも多く知見持った別の社員担当することによって一気解消されることもある。

属人化の対策・解消するには?

属人化を解消するためには、まずは組織チームにおいて情報共有大切にする文化醸成されていることが前提となる。 そのためには、上司管理者マニュアル手順書重要性スタッフに対して日々説き続け業務時間内にドキュメント作成時間十分に確保できるような業務割り当て前提となることが多い。 同時に、すでに出来上がったことや決まったことだけを文書化するだけではなく、「なぜそれがそうなっているのか?」「どういう経緯でそうなったのか?」などの背景合わせて共有することで、社員その事柄の重要性理由を知ることが可能になる。 さらに、複数担当者該当業務関わることができるように、限られた人的リソースの中で適切なマネージメントを行うことで、属人化をある程度抑えることも可能な場合もある。

属人化のメリット・デメリット

企業事業置かれている状況においては、属人化は必ずしも悪い状況ではない場合あり得る例えば、ある業務におけるベストやり方がまだ確立していない業務場合限られた人がマニュアル作らず迅速にPDCA実行し試行錯誤することで、ベストプラクティス出来上がるタイミングドキュメント化する方が効率良い場合がある。 また、真に専門性が高すぎる業務場合他の社員への教育コスト考慮すると、特定の技術知見を持つ人しかできない業務維持する方が経営的に効率的な状況ありえる。この場合、もしその人退職する場合には、同じようスキルを持つ人を雇用することが解決策一つとなる。 企業においてはすべての業務すべての従業員ができるわけではないため、属人化によるメリット・デメリット勘案しながら業務適切にバランスをとってマネージメントしていくのがマネージャー務めとなるであろう

属人化という言葉の使い方・例文・用例

「属人化」という言葉は、主にビジネスシーンにおいて使われることが多い。
・「業務を属人化させないようにドキュメントを書く文化浸透させたい
・「ここまで人手不足していると、あらゆる業務が属人化してしまう」
・「あの人自分しかできない業務勘違いして、わざと情報共有せずに属人化させているらしい
・「あのチームは、色々な業務が属人化しているから引き継ぐのは大変だよ」
・「属人化を防ぐためにもトラックナンバーを増やした方がいいですよ」



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